Bật mí một số kỹ năng cần có khi viết email bằng tiếng Anh

Khi cạnh tranh việc làm ngày càng khốc liệt, một email xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng có thể là chìa khóa mở ra cơ hội nghề nghiệp mong muốn. Đặc biệt, viết email xin việc bằng tiếng Anh không chỉ thể hiện khả năng ngôn ngữ mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp và tinh thần cầu tiến của bạn trước nhà tuyển dụng. Vậy làm thế nào để viết một email xin việc nổi bật giữa hàng trăm hồ sơ khác?

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đầy đủ các tuyệt chiêu, bao gồm cấu trúc email chuẩn, từ vựng chuyên nghiệp phù hợp, các lỗi sai thường gặp và cách tránh chúng. Bên cạnh đó, Anh Sam Center còn gợi ý các mẫu email xin việc linh hoạt, phù hợp với từng đối tượng và ngành nghề cụ thể. Hãy cùng khám phá ngay!

Bật mí một số kỹ năng cần có khi viết email bằng tiếng Anh

Để tạo ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng, email xin việc cần được viết rõ ràng, chuyên nghiệp và tuân theo một bố cục chuẩn.

Dưới đây là các phần quan trọng bạn cần nắm rõ khi viết email xin việc bằng tiếng Anh:

1. Tiêu đề email (Subject Line)

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, nên bạn cần viết thật ngắn gọn, rõ ràng và phù hợp với công việc ứng tuyển. Tiêu đề nên bao gồm thông tin cơ bản như vị trí ứng tuyển và tên của bạn.

Ví dụ:

• Application for [Job Title] - [Your Full Name]
• Interested in [Position Name] - [Your Full Name]

2. Lời chào (Salutation)

Lời chào thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn. Nếu biết tên của người phụ trách tuyển dụng, hãy dùng tên của họ. Nếu không biết, bạn có thể sử dụng các cụm từ chào lịch sự.

Ví dụ:

• Dear [Hiring Manager's Name],
• Dear Hiring Manager,

3. Đoạn giới thiệu (Introduction)

Đoạn giới thiệu ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ mục đích gửi email của bạn. Bạn cần nêu rõ vị trí đang ứng tuyển và một thông tin nổi bật về bản thân để thu hút sự chú ý.

Ví dụ:

I am writing to express my keen interest in the Marketing Specialist position at your company, as advertised on LinkedIn. With five years of experience in digital marketing, I am confident I possess the skills and expertise to excel in this role.

4. Nội dung chính (Body)

Nội dung chính là nơi bạn thể hiện kỹ năng, kinh nghiệm và lý do bạn phù hợp với công việc. Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày rõ ràng và mạch lạc.

Cách viết:

• Giới thiệu ngắn gọn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn
• Giải thích tại sao bạn muốn làm việc ở công ty này
• Thể hiện giá trị và kỹ năng phù hợp với công việc

Ví dụ:

In my previous role as a Digital Marketing Coordinator at ABC Company, I successfully managed social media campaigns that increased engagement by 30%. I am proficient in SEO, content creation, and analytics, and I am eager to apply these skills to contribute to your team's success.

5. Đoạn kết (Closing)

Đoạn kết là cơ hội để bạn thể hiện sự nhiệt huyết và mong muốn được trao đổi thêm về công việc. Đây nên là một lời cảm ơn lịch sự và một lời nhắc về nguyện vọng của bạn.

Ví dụ:

Thank you for considering my application. I am enthusiastic about the opportunity to discuss my qualifications further and how I can contribute to your company. I look forward to hearing from you soon.

6. Chữ ký email (Email Signature)

Chữ ký email là phần cuối cùng thể hiện sự chuyên nghiệp. Bao gồm thông tin đầy đủ của bạn như tên, chức vụ (nếu có), số điện thoại và liên kết đến thông tin cá nhân của bạn như LinkedIn hoặc trang web chuyên nghiệp.

Ví dụ:

Best regards,
Jane Doe
[Your Position or Field of Expertise]
[Your Contact Number]
[Your LinkedIn Profile]

II. Một số lỗi thường gặp khi viết email xin việc bằng tiếng Anh mà bạn cần lưu ý để có một email hoàn hảo

1. Lỗi chính tả và ngữ pháp

• Ví dụ sai: "I am intrested in the position."
• Sửa lại: "I am interested in the position."
• Giải thích: Lỗi chính tả cơ bản có thể khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng email của mình.

2. Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp

• Ví dụ sai: "Hey, I wanna apply for that job."
• Sửa lại: "Dear Hiring Manager, I am writing to apply for the [Job Title] position."
• Giải thích: Email xin việc đòi hỏi sự trang trọng. Tránh sử dụng ngôn ngữ quá thân mật hoặc suồng sã.

3. Tiêu đề email không rõ ràng

• Ví dụ sai: "Job application"
• Sửa lại: "Application for Marketing Manager - John Smith"
• Giải thích: Tiêu đề rõ ràng giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết và xử lý email của bạn.

4. Nội dung email quá dài hoặc lan man

• Ví dụ sai: Một email dài lê thê kể về toàn bộ lịch sử làm việc của bạn.
• Sửa lại: Tập trung vào những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.
• Giải thích: Nhà tuyển dụng thường không có nhiều thời gian. Hãy trình bày thông tin một cách ngắn gọn và súc tích.

5. Thiếu thông tin liên lạc

• Ví dụ sai: Email kết thúc mà không có số điện thoại hoặc địa chỉ email.
• Sửa lại: Thêm chữ ký email với đầy đủ thông tin liên lạc của bạn.
• Giải thích: Nhà tuyển dụng cần biết cách liên lạc với bạn.

6. Sử dụng giọng văn quá tự tin hoặc kiêu ngạo

• Ví dụ sai: "I am the best candidate for this job, and you would be foolish not to hire me."
• Sửa lại: "I am confident that my skills and experience make me a strong candidate for this position."
• Giải thích: Tự tin là tốt, nhưng hãy tránh thái độ kiêu ngạo.

7. Gửi email cho sai người hoặc sai địa chỉ

• Ví dụ sai: Gửi email cho một địa chỉ email chung chung thay vì người phụ trách tuyển dụng trực tiếp.
• Sửa lại: Tìm hiểu kỹ thông tin về người phụ trách tuyển dụng và gửi email đến đúng địa chỉ.
• Giải thích: Gửi email đến đúng người thể hiện sự cẩn thận và chuyên nghiệp của bạn.

8. Không đính kèm hồ sơ xin việc (CV) hoặc thư giới thiệu (cover letter)

• Ví dụ sai: Chỉ gửi nội dung email mà không gửi kèm CV hoặc Cover letter.
• Sửa lại: Đính kèm đầy đủ hồ sơ xin việc, thư giới thiệu.
• Giải thích: Một email xin việc hoàn chỉnh cần có CV và Cover letter, đó là những giấy tờ quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá năng lực của bạn.

9. Dùng những câu sáo rỗng, không đi vào trọng tâm vấn đề

• Ví dụ sai: "To whom it may concern, I am writing to you today to express my interest in the job opportunity that I saw advertised online."
• Sửa lại: "Dear Hiring Manager, I am writing to apply for the Marketing Manager position at your company, as advertised on LinkedIn."
• Giải thích: Hãy đi thẳng vào vấn đề.

10. Không kiểm tra lại email trước khi gửi

• Ví dụ sai: Gửi email ngay sau khi viết xong mà không đọc lại.
• Sửa lại: Đọc kỹ email của bạn ít nhất một lần trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi.
• Giải thích: Việc kiểm tra lại email là rất quan trọng để đảm bảo rằng email của bạn không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc bất kỳ lỗi nào khác.

Bằng cách tránh những lỗi này, bạn có thể tăng cơ hội gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và có được công việc mơ ước.

Việc soạn thảo một email xin việc bằng tiếng Anh thật ấn tượng và đúng chuẩn không chỉ giúp bạn tạo dấu ấn tốt với nhà tuyển dụng, mà còn thể hiện sự tự tin và phong thái chuyên nghiệp trong công việc.

Với những bí quyết và chỉ dẫn đã được trình bày trong bài viết, tôi mong rằng bạn đã thu thập được thêm những thông tin hữu ích, trau dồi kỹ năng, và xây dựng sự tự tin để nắm bắt những cơ hội việc làm trên phạm vi toàn cầu.

Đừng ngần ngại thực hành và rèn luyện kỹ năng viết email thường xuyên, bởi mỗi email bạn gửi đi chính là một cơ hội để bạn phát triển bản thân và khẳng định năng lực của mình.

Hãy viết email với thái độ nghiêm túc, ngôn từ rõ ràng, và sự tự tin, và thành công chắc chắn sẽ đến với bạn trong tương lai gần.